総務省が発表したExcel入力ルールの統一が非常によい内容です。
いくつか気になったものを紹介します。
・1セル1データとする
これは正規化の繰り返し項目の削除と同じですね。
1セルに複数データがある場合、検索や関数ができなくなってしまいます。
そのため、繰り返し項目は別のセルや行に分けなくてはいけません。
・数値データは数値属性とし、文字列を含まない
数値が全角の文字列になってしまっていることもよくあります。また、「1万円」みたいに入力すると、数値ではなく文字列になります。
文字列は数値として判断されないので、関数が正しく機能しません。
たとえば、見積書をExcelで作る場合、「1万円」は文字列なので計算されません。
1万円分安い見積書になってしまいますね。
・セルの結合をしない
セル結合されていると、正しく計算できなくなります。
セル結合は見栄えがよくなるので、ついつい使いがちです。
しかし、関数の計算式が崩れてしまうのでデータ管理という観点ではむしろ不便なものです。
他にも色々なルールがあり、どれも非常に重要です。
ですが、今回紹介したルールが守られるだけでも、非常にデータ管理がしやすくなります。
ぜひとも参考にしてみてください。
