行政書士のスペシャリストによるこっそり裏講義

前回に引き続き、ノートの活用です。

以前の私は、ノートを活用していませんでした。
それは、ノートを活用する意味が理解できなかったからです。

でも、今では、ノートを非常に有効活用していると思っています(自分なりにですが)。
色々な工夫やノート術を書いた本なども読み、自分なりのノート術を持つことができました。

でも、その方法は特殊なものではありません。
どちらかというと、全く参考にならないものかもしれません。

私なりのノート術は、まず、1冊のノートを用意します。
普通の大学ノートで構いません。
(もちろん、おしゃれなノートでもかまいません)

私は、B5サイズのノートを使用しています。もちろん手帳サイズのものや、A5などの小さいものでも良いのですが、字が汚い私には、あまり小さなノートは向いていませんので、私はB5にしています。

次に、使用方法は、日付順に書くだけです。

他に何の工夫もありません。
日付を書いて、書きたい人は、その日の天気や気温なども書いても良いかもしれません。
書くにあたっての工夫は何もありません。

えぇー! それで、おわり!!

というツッコミが聞こえて来ました。

そうです。終わりです。

あえて言えば、そのノートにはその日のことを「必ず」書きます。

私は、仕事中も机の上に、そのノートを開いて置いてあります。
そして、誰かから電話が来たら、その旨を書き込みます。
誰かに郵便物を出したら、その旨を書き込みます。
仕事で、打ち合わせがあった時には、その打ち合わせの最中のメモも、そのノートに書きます。相談を受けた時も、そのノートに書き込みます。
思いついた「やるべきことのリスト」も、そのノートにそのまま書き込みます。
家族でどこに行ったとか、同僚とどこに飲みに行ったとかも、そのノートに書き込みます。

こうして、一日終わると、その日の行動が書き込まれます。
(一日の終りに飲みに行って、その夜には書けない場合には、次の日の朝に書きます)

こうしておくと、あの人に電話をもらったのはいつだったか?
この仕事の打ち合わせの内容は、どんなだったか?
あの時は、誰と誰が一緒だったのか?

そんなことが、どんどん記録されていきます。

そして、私は、これを全部パソコンの文書作成ソフトでデータ化します。また、ノートが終わったタイミングで、ノートの端を裁断してスキャンし、PDFにします。

そうすると、自分の行動が時系列でデータ化されます。これは、パソコンの検索機能を使うと、文字検索もできます。従って、例えば、「いつか忘れたけど、○○さんとの電話はいつごろだったけ?」というような場合に、検索すれば、一発ででます。

いまは携帯端末でもPDFが閲覧・検索できますので、自分の行動や備忘録の管理としては、非常に有効なツールとして活用出来ます(少なくとも私は活用できました)。

なお、どうして元のノートもPDFにしておくかというと、データ化しにくいものもノートにはあります。例えば、絵や図表、打ち込むのが面倒くさい打ち合わせの図と文字が一緒になったようなメモなどです。これは、あえてデータ化せずに、そのままPDFにしておくほうが良いと思うからです。

ぜひ、おためしあれ!



福澤繁樹

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