行政書士が行う内容証明業務とは?

行政書士が行う内容証明業務とは?

行政書士が行う内容証明業務とは?

行政書士の業務内容については行政書士法第1条に記載がありますが、その中の1つに「権利義務に関する書類の作成」というものがあります。

その「権利義務に関する書類」の中には、

「内容証明」

というものが含まれます。

「内容証明」とはいったいどのようなもので、費用の相場はどのくらいでしょうか。

目次

行政書士が作る内容証明とは?

まず、「内容証明」とは、郵便の一種で、いつ、どのような内容が誰から誰に出されているのかを郵便局が証明してくれるというものです。

内容証明は、日本郵便で指定されている郵便局の窓口やインターネット(e内容証明)からでも差し出すことができます。

差出人は、同じ内容の文書を3通作成して差し出します。

そして、1通を受取人へ送付し、1通を郵便局で保存し、1通は差出人に返されることになります。

1通は郵便局に保存されるため、偽造や捏造等の恐れがありません。

差出人は差し出した日から5年以内に差出郵便局に保存されている文書の閲覧請求ができ、また、差出人は差し出した日から5年以内に差出郵便局に文書を提出することで、再度証明を受けることができます。

内容証明は文書の内容が真実であるか否かを証明するものではなく、文書の存在を証明するものです。

行政書士が取り扱う内容証明作成の例としては、「貸したお金を返してくれない」といった債権回収の場合や「訪問販売で買ってしまった商品について契約解除したい」というようなクーリングオフの場合、「遺産分割協議の申し出をしたい」というような相続の場合等多岐に渡り、その他にも様々な場面で用いられます。

内容証明の書き方

次に、内容証明の書き方について紹介します。

  • 内容証明書の用紙や枚数に制限はありません。紙質、サイズも原則自由です。

    ただし、枚数については、複数枚作成する場合には、全てホチキスで綴じて、ページの継ぎ目全てに割り印を押します。

  • 1行あたりの字数と1枚当たりの行数については次のような制限があります。

    制限内容は、縦書きの場合と横書きの場合でそれぞれ異なります。

    制限
    縦書き 1行20字以内、1枚26行以内
    横書き

    1行26字以内、1枚20行以内

    1行13字以内、1枚40字以内

    1行20字以内、1枚26字以内

  • 使用できる文字にも一定の制限があります。

    使用可能な文字は、ひらがな、カタカナ、漢字、句読点、数字、一般的な記号です。

    英字は人名や地名、会社名など固有名詞のみ使用可能です。

  • 半角という概念がなく、ほぼ全ての文字が1文字とカウントされます。

    例えば、「kg」や「㎡」、①は2字としてカウントされます。

  • 時候の挨拶などは不要であり、用件のみを記載することが一般的な書き方です。

  • 資料を添付することはできません。

    資料を添付したい場合には別便でその資料を郵送する必要があります。

  • 差出人と受取人の住所・氏名は必ず記載します。

    差出人が複数いる場合には、連名で送付可能です。

    受取人が複数いて、差し出す内容が同じであれば、1回の内容証明郵便で差し出すことが可能です。

  • 訂正方法が決められていて、郵便局の窓口で訂正する場合には手書きで訂正しなければなりません。

    (1)文字の訂正の場合

    間違えた文字を二重線で消す→近くに正しい文字を書く→欄外に「●字削除」、「●字加入」と書く→訂正印を押す

    (2)文字の挿入の場合

    追加した文字数について欄外に「●字加入」と書く→訂正印を押す

内容証明作成のポイント

次に、内容証明作成の際のポイントについて紹介します。

  • 文書の内容について、経緯や事実に間違いがあると後々争いになる可能性があるため、正確な内容のみを記載するようにします。
  • 主張や請求は明確にして、法的根拠を求め、「●●法第●条に基づき~」というように、なるべく法令等を記載するようにします。
  • 相手に回答を求める場合や金銭の支払いを請求する場合等には、期限を明確に記載し、期限を過ぎた場合にどのような措置を検討しているのかということを具体的に記載します。
  • 差出人と受取人の記載内容に誤りがあると送信できません。再度送付には無駄な費用や手間がかかるため、間違えないように注意します。
  • 内容証明は、相手に配達されると記録として残ります。

    また、一度出すと撤回できないため、うっかり請求金額を少なく書いてしまったり、不用意に差出人が不利になるような条件を記載してしまったりした場合、受取人側に有利な証拠として利用されるおそれがあります。

    内容証明を出す際は、失敗が許されないものと考え、何度も文書の記載内容を読み返して確認してから提出することが大切です。

内容証明の効力

最後に、内容証明の効力について説明します。内容証明の効力としては主に2つあります。

  • 証拠能力

    内容証明書は、差出人が受取人にどのような内容の文章を送付したかが証明されるため、もし、裁判になった場合には、受取人は「差出人の主張する請求は聞いた覚えがない。」「差出人から手紙等受け取ったことがない。」というような主張ができなくなります。

  • 心理的プレッシャー

    内容証明書は、訴訟提起前の最終通告として使用される場合が多く、一般的な郵便とは異なる形式で書かれているため、普通の内容とは異なる印象を与えます。

    また、文書の末尾には、差し出した郵便局の局長により内容証明郵便であることを証明する文章と押印がされているため、公的機関が証明する文書として、受取人に大きな影響を与えるかと思います。

    また、法令根拠を記載している場合や回答がなければ法的措置をとる旨記載している場合には特に受取人としては困惑するため、内容証明郵便を出すことで早期かつスムーズに問題が解決する可能性があります。

行政書士による内容証明が非弁行為になることがある?注意すべきことは?

内容証明作成業務は弁護士や司法書士でも可能ですが、「街の法律家」であり、身近な存在である行政書士が一番気軽に相談できる専門家として内容証明作成の相談をされる依頼者の方は多いかと思います。

しかしながら、何でもかんでも依頼内容を受けて良いものではありません。

行政書士は、紛争性のある案件については、弁護士法と抵触するおそれがあるため、取り扱うことができません。

行政書士による離婚に関する内容証明作成業務の違法性が争われた広島高裁平成25年5月29日判決では、「内縁」という単純ではない事案で、既に当事者間で対面上の罵倒や金銭トラブルが発生していたという経緯から「複雑で激しい対立」が存在していたため、「法的紛議が不可避の紛争性の高い事案」として、弁護士法第72条違反とされ、行政書士の行為が非弁行為とされました。

※ 弁護士法第七十二条では、「弁護士又は弁護士法人でない者は、報酬を得る目的で訴訟事件、非訟事件及び審査請求、再調査の請求、再審査請求等行政庁に対する不服申立事件その他一般の法律事件に関して鑑定、代理、仲裁若しくは和解その他の法律事務を取り扱い、又はこれらの周旋をすることを業とすることができない。ただし、この法律又は他の法律に別段の定めがある場合は、この限りでない。」と規定されており、この法律に違反する行為が「非弁行為」となります。

依頼者からのせっかくの相談に心は痛むかもしれませんが、紛争性がある案件の場合には、丁寧に説明をしてお断りするか、弁護士を紹介するようにしなければなりません。

また、内容証明書は、前述のとおり文書の内容が正しいか否かを証明するものではないため、何の証拠もない場合に内容証明書を出しても、受取人が請求に応じる可能性は低いといえます。

さらに、受取人が差出人と親しい関係である場合には、内容証明書を出すことによってそれまでの関係が崩れてしまう場合があります。

受取人と良好な関係でいたいという依頼者の方にとっては、内容証明書を出すことはリスクが高いため、行政書士としては、依頼者の方としっかりと話し合い、相談した上で出すか否かのアドバイスをした方が良いかと思います。

行政書士が行う内容証明作成費用の相場は?

行政書士が行う内容証明作成費用の相場ですが、作成する内容によっても異なるかと思いますが、日本行政書士会連合会の資料によると平均21,201円です。

しかしながら、多いところでは、1件200,000円と設定している行政書士もおり、専門分野として磨いていけば、内容証明作成業務だけでもかなり稼ぐことができるのではないかと思います。

最初に記載したとおり、内容証明作成依頼の内容は様々で、ちょっとしたトラブルにおいても作成することが可能なものです。

弁護士や司法書士にちょっとしたトラブルで内容証明作成だけお願いするのは気が引けると考えている方も多いため、そんなときには、行政書士の出番です。

「内容証明作成依頼もお気軽にどうぞ」というような文言で営業していけば、しっかり稼ぐことのできる業務の1つだと思います。

まとめ

内容証明には細かい書き方のルールやポイントがあります。

また、一度出すと撤回できないため、非常に神経を使う業務ではありますが、内容証明を送ることにより、相手方に心理的プレッシャーを与え、トラブルを早期解決に導くことができ、行政書士にとっては非常に大切な業務の一つと言えます。

行政書士の業務の中には、様々な場面で役立つ内容証明作成業務というものもあるということを覚えておいていただけると幸いです。