診察予約システムとは?患者や医療機関に大きなメリット

診察予約システムとは?

診療報酬請求事務の勉強をしている方なら、医療事務の仕事といえば、メインの業務として受付業務や会計業務などをイメージするかと思います。医療機関によっても異なりますが、この他にも、予約管理の業務も非常に重要な業務となります。

そこで最近、多くの医療機関において導入されてきているのが診察予約システムです。患者として医療機関を受診するときに、すでにネット予約やアプリでの予約をした経験があるという人も少なくないでしょう。

本コラムでは、この診察予約システムについて解説していきます。また、患者と医療機関双方にとっての診察予約システムの導入によるメリットについても詳しくみていきます。

目次

診察予約システムとは院内での待ち時間を減らすためのシステム

診察予約システムとは、患者の院内での待ち時間を減らすための予約管理システムのことを指しています。

スマートフォンの普及なども影響し、多くの医療機関においてアプリなどからネット予約できるシステムが導入されてきています。

  • 「〇月〇日〇時~」という時間枠予約ができるタイプ
  • 受付時間中に早い者順での順番予約ができるタイプ

など、予約システムには種類がいろいろあります。

中にはだいたいの待ち時間や自分は何番目かなど、リアルタイムで状況を確認できるものもあります。

体調が悪い中で長時間待たなくてはいけないとなると、患者からのクレームにもつながりかねません。待ち時間の削減は医療機関が取り組むべきポイントの1つで、診察予約システムはそこに大きく貢献しています。

診察予約システム導入による患者にとってのメリット

医療機関が診察予約システムを導入することによって患者が得られる3つのメリットを詳しく解説します。

院内での待ち時間を短縮

診察予約システムが使えることで、患者にとっての最も大きなメリットは、院内での待ち時間が短くなることです。

体調が悪い患者にとっては身体的・精神的な負担を減らすことができますし、院内感染のリスクの低減にも繋がります。

さらに来院時刻に合わせて、診察前後の予定も立てやすくなるというメリットもあるでしょう。予約システムがなくいつ順番が回ってくるかわからない医療機関より、来院時刻をコントロールできる医療機関のほうが受診しやすいのではないでしょうか。

都合のいいタイミングで予約できる

診察予約システムは、患者自身が携帯電話やスマホ、PCからアクセスすることで、都合の良いタイミングで場所を選ばずいつでも予約できるようになっています。

診察予約システムを導入していない医療機関の場合、電話でしか予約できないため、診療時間に電話をかける必要があります。

しかし診察予約システムを導入されている医療機関であれば、24時間いつでも予約が可能です。とくに仕事で忙しくて診療時間中に電話で予約するのが難しいという人には、便利なシステムです。

中には、電話での自動ガイダンスによる予約ができるタイプもありますので、スマートフォンを持っていない高齢者でも予約ができるようになっています。場所を選ばず、都合の良いタイミングで予約をできるため、患者にとっての利便性を向上できるのです。

予約確認メールで来院忘れのリスクを低減

診察予約システムでは、予約確認のメールが送信される仕組みがあり、来院忘れのリスクを低減できるというメリットがあります。

システムによって詳細は異なりますが、たとえば事前に予約した来院予定日の前日や予約時間前になると、自動的に患者に確認メールを送ってくれるのです。

この予約確認メールの送信機能を利用することで、予約した日時に患者が来院するのを忘れないようにする効果が期待できます。

診察予約システム導入による医療機関にとってのメリット

続いて診察予約システムの導入によって得られる、医療機関側のメリットについてもみてみましょう。

ここでは、3つのメリットを紹介します。

医療事務の業務効率改善

診察予約システム導入による医療機関側のメリットとして大きいのは、医療事務の業務効率改善に大きな役目を果たすことです。とくに予約表に手書きするようなアナログな方法での予約管理は、かなり手間がかかりますし、書き込み忘れなどのミスも増えがちです。

しかし予約システムなら患者自身が予約をとることができますので、医療事務業務の負担を軽減できます。

さらに予約システムの種類によっては、来院時に患者自身がタッチパネルで受付できるものもありますから、電子カルテやレセコンとの連携によって受付業務の自動化にも貢献します。そうすれば医療事務の人たちが会計業務に注力できるため、会計の待ち時間を短くすることもできるようになるのです。

時間帯による患者数の偏りを防ぐ

診察予約システムを導入することで、来院患者の集中する時間がないようにコントロールし、患者数の偏りを防げるようになります。診察待ちの患者が多くて、体調が悪くても座れなかったらとても辛いですよね。

順番に入れ替わり立ち代わり来院してもらうことができれば、待合のスペース不足なども防ぐことができるので、患者にとってもストレスが少なく受診できるのです。さらには駐車スペースの不足を回避する効果も期待できます。

無断キャンセルの抑止効果

診察予約システムを使うことで、患者自身がネットで予約変更やキャンセルができるため、無断キャンセルを防げるというメリットもあります。

医療機関としては、患者の無断キャンセルによって得られたはずの収入がなくなるというような経営上の損失はできるだけ避けたいものです。

患者自身がいつでも予約日時の変更をできる仕組みの診察予約システムがあれば、空いた枠で別の患者を診ることができ、これは医療機関にとって大きなメリットになります。さらに予約確認のメール送信機能によって、患者の来院忘れを防止する効果もあるので、医療機関にとっての機会損失をさらに少なくすることができるのです。

まとめ

診察予約システムは、患者の院内での待ち時間を短縮することを第一の目的として、最近では多くの医療機関において重宝されているシステムです。待ち時間の短縮は患者にとって大きなメリットですが、診察前後の予定を立てやすいなど他にも得られるメリットがあります。

また、医療事務従事者の業務効率改善など医療機関にとっても大きなメリットがあります。

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